コラム

1.「廃棄証明書」とは

「廃棄証明書」とは、産業廃棄物の一つである機密文書の廃棄を依頼した際に、業者より発行される書類のこと。適切に廃棄したことを証明する書類で、処理後に機密文書の廃棄を依頼した企業へ発行されます。

 

2.「廃棄証明書」の発行形態は2種類

「廃棄証明書」の発行形態は2種類あり、業者によって異なります。

 

一つは紙で発行する方法。

この場合は処理が完了した後に郵送されるので、発行まで1～2週間程かかるケースが多いです。

 

もう一つは、電子メールにて発行する方法。

データが添付され届くケースもあれば、専用サイト上に証明書がアップロードされるケースもあります。

紙は郵送されないため、印刷したりデータとして保存することが必要です。

 

ちなみに、溶解処理を行った場合は「溶解証明書」を発行する業者もあります。これに関しても、発行形態は紙と電子メールのどちらかになります。

 

3.「廃棄証明書」と「マニフェスト」との違いは？

よく疑問に思われることが多いのが、「廃棄証明書」と「マニフェスト」の違いについて。どちらも廃棄物処理に関する書類ですが、それぞれ特徴が異なります。

 

「廃棄証明書」は冒頭でも解説したように、機密文書の廃棄を依頼した際に業者より発行される書類のこと。適切に廃棄したことを証明する書類です。

 

それに対し「マニフェスト」は、産業廃棄物の処理を委託した際に必要となる書類。処理後ではなく、処理する際に必要となります。

参照：廃棄物処理のマニフェストとは。違反した際の罰則や運用基準などをご紹介！

 

機密文書を廃棄する際、「マニフェスト」が必要な業種は限られています。 「マニフェスト」が必要な業種は以下の通りです。

 

＊出版業

＊製本業

＊新聞業

＊印刷物加工業

＊パルプ・紙・紙加工品の製造業

＊建設業

 

上記の業種に当てはまらない場合、機密文書は“一般廃棄物”扱いとなるためマニフェストは不要となります。

 

4.廃棄証明書の保存期間は？

廃棄証明書は、交付日または送付された日から5年間保存しなければなりません。また、証明書が領収書を兼ねている場合は7年保存する必要があります。

いずれにせよ保存期間が長いので、紛失しないように注意が必要です。

 

保存方法に決まりはありませんが、領収書を兼ねていないのであれば専用のファイルを用意するのがおすすめ。

領収書を兼ねているのであれば、請求書など会計書類と一緒に保管しておくと良いでしょう。

 

5.機密文書を保管し続けることによるデメリット

最後に、機密文書を処分せずに保管し続けるデメリットについて解説します。

 

5-1.法的責任

まずデメリットとして挙げられるのが、法的責任。

2005年に全面施行された個人情報保護法では、例え情報の漏えいによって実質的に被害をこうむる個人がいない場合でも、個人情報を正しく取り扱わなかったこと自体が義務違反と判断され、罰則(刑事罰)が科されます。

罰則内容は“6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金”です。

 

5-2.金銭的負担

企業が情報を漏えいしてしまった場合、相手から民事上の損害賠償を請求されることもあります。

例え一人あたりの賠償額が小さかったとしても、漏えいした情報量が多ければ莫大な金額になることも…！億単位の損害賠償が求められるケースもあります。

 

上記にてデメリットを2つご紹介しましたが、企業にとって一番致命的となるのは社会的信用の低下。取引先や顧客からの信用を失うと、売上の低下だけでなく事業継続が危うくなる可能性もあります。

社会的信用の低下を防ぐためにも、機密文書・書類は必ず溜め込まずに処理しましょう。

 

6.機密文書の廃棄にお困りの方は、ぜひ“リダクションテクノ”にご相談ください！

個人情報や取引情報などが記載されている機密文書は、取り扱いが難しいもの。加えて、ひとくちに処理業者といってもセキュリティレベルや運搬方法などは異なるので、業者選びには注意が必要です。

 

前項にて解説したように、機密文書の情報が漏えいしてしまうと罰則や金銭的負担を受けることもありますし、社会的信用の低下は免れません。

機密文書の処理を依頼する際は、安心・安全な処理業者を選ぶことによってリスクを減らしましょう。

 

ちなみに、弊社リダクションテクノでは機密文書の廃棄も承っています。機密文書の廃棄方法などについてお困りの際は、ぜひ一度お問い合わせください！