コラム

1.廃棄証明書とはどんな書類？

契約書、経理伝票、カルテ、レントゲン写真、設計図、蔵書…etc。

外に漏らしてはいけない情報が記載されている機密文書・保存書類は、取り扱いが難しく、処理方法に悩まれている方もいるのではないでしょうか？

 

機密文書・保存書類の処理方法は、主に2つ。

自社でシュレッダーを使う方法と、業者に依頼して大型シュレッダーや溶解設備で処理してもらう方法があります。

業者に依頼すると自社の負担が減るという点がメリットです。

一方で直接処理の様子を見れないため『適切に処分してくれたか心配…』と感じる方もいらっしゃるでしょう。

 

そんなシーンで活躍するのが、「廃棄証明書」という書類です。

廃棄証明書とは、機密文書等が適切に廃棄されたことを証明する書類。

依頼元である排出事業者は、処理を担当した業者に廃棄証明書の発行を求めることができます。

 

ただし、廃棄証明書のフォーマットは現状の法律では特に定められていません。

中には業者によってフォーマットが異なる場合もあると覚えておきましょう。

 

2.業者により異なる！2種類の発行形態

廃棄証明書はフォーマットだけでなく、業者によって発行形態が異なる場合もあります。

 

原則、廃棄証明書の発行形態は“紙”と“電子”のどちらか。

どちらが良いというわけではありませんが、発行形態によって証明書が発行される時期や保存方法が異なります。

 

2-1.紙で発行される場合

▶処理が完了した後、廃棄証明書を郵送

▶発行まで1～2週間程かかるケースが多い

▶届いた状態のままファイルに入れて保存できる

 

2-2.電子発行の場合

▶処理後、メールでデータが送付されるor専用サイトにアップロードされる

▶印刷して保存するか、データとしてパソコンの中に保存しておく 

 

なお、書類を溶解処理した場合は“溶解証明書”を発行してくれる業者もあります。

溶解証明書に関しても、廃棄証明書と同様に発行形態は紙と電子のどちらかになります。

 

3.産業廃棄物を処理する際に交付するマニフェストとの違い

続いて、よく混同されることの多い廃棄証明書とマニフェストの違いについて解説します。

 

廃棄証明書とマニフェストはどちらも廃棄物処理に関する書類ですが、それぞれ用途が異なります。

冒頭でも解説したように、廃棄証明書は機密文書等が適切に廃棄されたことを証明する書類。

廃棄物処理業者側が、依頼主である排出事業者へ発行します。

 

それに対して、マニフェスト(管理票)とは産業廃棄物が適切な処理経路を辿っているか確認するための書類。

マニフェストは産業廃棄物の排出事業者から、収集運搬・処理を担当する業者へと交付されます。

 

※こちらの記事も合わせてご覧ください

廃棄物処理のマニフェストとは。違反した際の罰則や運用基準などをご紹介！

 

原則、産業廃棄物を収集運搬・処理する際にはマニフェストの交付が必要となります。

しかし、機密文書等の場合は以下の業種のみマニフェストの交付が必要となります。

 

＊出版業

＊製本業

＊新聞業

＊印刷物加工業

＊パルプ・紙・紙加工品の製造業

＊建設業

 

機密文書等の処理を業者に依頼する際、マニフェストが必要となるのは上記の業種のみ。

上記の業種に当てはまらない場合、例えば飲食業などが機密文書等の処理を業者に依頼する際は“一般廃棄物”扱いとなるため、マニフェストは必要ありません。

 

4.廃棄証明書の保存期間に要注意！

廃棄証明書は保存期間が以下のように定められています。

 

【通常の廃棄証明書】交付日または送付された日から5年間

【領収書を兼ねた廃棄証明書】交付日または送付された日から7年間

 

領収書を兼ねているかどうかによって保存期間が異なるため注意が必要です。

いずれにせよ保存期間が長いため、紛失してしまわないよう保管方法には気を付けましょう。

 

廃棄証明書の保存方法に関して特に決まりはありません。

ですが、たとえばメールで送られた電子廃棄証明書は、紙の廃棄証明書とまとめて管理しやすいように印刷しておくといいでしょう。

また、領収書を兼ねている廃棄証明書であれば、請求書など会計書類と一緒に保管しておくのがおすすめです。

会計書類と連動した通し番号をつけておけば、後から書類を確認する際も探す手間がかかりません。

 

5.機密文書を保管し続けることで生じるデメリット

忙しいとついつい溜め込みがちな機密文書ですが、処分せずに保管し続けているのはおすすめできません。

機密文書を保管し続けると情報漏えいの恐れがあり、以下のようなデメリットをもたらす可能性があります。

 

■法的責任が問われる

住所や電話番号などの個人情報が漏えいしてしまうと、事業者側に法的責任が問われるため要注意！

2022年4月に改正された個人情報保護法では、個人情報を正しく取り扱わなかったこと自体が義務違反と判断されて、罰則(刑事罰)が科されます。

たとえ情報の漏えいによって実質的に被害をこうむる個人がいない場合でも、注意が必要です。

罰則内容は、“1年以下の懲役、または100万円以下の罰金”。

2005年に全面施行された際の罰則は“6ヶ月以下の懲役、または30万円以下の罰金”でしたが、2022年4月の法改正を機に重罰化されました。

 

 

■金銭的負担がかかる恐れもある

情報漏えいしてしまった場合には、相手から民事上の損害賠償を請求されることもあります。

一人あたりの賠償額が小さかったとしても、漏えいした情報量が多ければ莫大な金額になる可能性も…！

人数によって億単位の損害賠償が求められるケースがあり、情報管理には細心の注意を払わなければなりません。

 

また、上記にて機密文書を保管し続けることで生じるデメリットを2つご紹介しましたが、情報漏えいしてしまうと、企業として致命的な打撃となる“社会的信用の低下”は免れません。

一度でも取引先や顧客からの信用を失うと、売上の低下だけでなく事業継続が危うくなる可能性もあります。

 

違法行為や金銭負担を避けるためにも、企業としての社会的信用の低下を防ぐためにも、機密文書・書類は必ず溜め込まずに処理しましょう！

 

6.機密文書の廃棄や、廃棄証明書に関するご相談はリダクションテクノまで！

記事内でも解説したように、契約書や経理伝票といった機密文書・保存書類を処理する際には要注意！

記載されている個人情報や取引情報が漏えいしてしまうと、罰則や金銭的負担を受けることがあり、社会的信用が低下してしまう可能性もあります。

 

処理を業者に委託する場合には、この記事で取り上げた“廃棄証明書”を発行してもらうことも可能ですが、セキュリティレベルや運搬方法は業者により異なるもの。

ひとくちに処理業者といっても、サービス内容は様々なため「価格が安いから…」といった安易な理由で業者を選ぶのは避けた方がいいでしょう。

社会的な信用低下などのリスクを減らすためにも、価格面だけでなく、サービスの充実度などを比較した上で安心・安全な処理業者を選ぶようにしましょう。

 

ちなみに、リダクションテクノでは機密文書等の廃棄も承っています。

定期回収やスポット回収のご依頼はもちろん、リサイクルやコスト削減などに関するご提案も可能です。

 

「溜め込んでしまった機密文書の処分を依頼したい！」

「機密文書の廃棄方法や廃棄証明書の発行について相談したい」

「処理コストをもう少し抑えたい」

「企業としてリサイクルに取り組みたいけど、何から始めればいいのかわからない」

 

リダクションテクノでは産業廃棄物に関する幅広いご相談に応じていますので、上記のようなお悩みを抱えている方はぜひ一度リダクションテクノまでお問い合わせください！

 

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