コラム

1.機密文書・書類の処分方法

機密文書・書類の処分方法は、主に以下の2つです。

 

1つは、「シュレッダー廃棄」。名前の通り、シュレッダーを使って処分する方法です。

「シュレッダー廃棄」はオフィス用のコンパクトなサイズのものを使う方法と、業者に依頼して大型シュレッダーで処分してもらう方法があります。

 

もう1つは、業者に依頼して「溶解処理」をしてもらう方法。集めた機密文書・書類は専用の溶解設備に投入され、鋭い刃で粉砕しながら液状化します。

その後、原紙工程・抄紙工程・加工工程を経て、紙製品(トイレットペーパーやティッシュペーパーなど)に再生され、出荷されます。

 

2.シュレッダー廃棄のメリット・デメリット

次に、「シュレッダー廃棄」と「溶解処理」のそれぞれのメリットとデメリットをご紹介していきます。

「シュレッダー廃棄」のメリットとデメリットは以下の通りです。

 

＜メリット＞

 ・オフィス用シュレッダーなら、自分たちで処分きるので手軽かつ安心！

オフィス用のシュレッダーで機密文書・書類を処分する際は、業者に依頼する必要がないので使いたい時に使えて手軽なのが魅力です。また、自分たちで処理する安心感もあります。

少量の機密文書・書類を処分する際に向いている方法といえるでしょう。

 

反対に、大量の機密文書・書類を処分する際には、業者に依頼するのがおすすめ。業者の持つ大型シュレッダーや、段ボールに機密文書・書類を入れて回収してもらえるスタイルなら大量の機密文書・書類を一気に処分できます。

 

＜デメリット＞

・手作業などで時間がかかる

「シュレッダー廃棄」のデメリットは、手作業などで処分するのに時間がかかること。

社内のオフィス用シュレッダーを使う場合には自分たちの手で処分しなければなりませんし、クリップやホチキスなどを外す手間もかかります。

また、業者に処分を依頼する場合でも、クリップやホチキスなどを外していないと業者によってはお断りされてしまう可能性もあります。

 

3.溶解処理のメリット・デメリット

続いて、「溶解処理」のメリットとデメリットをご紹介します。

 

＜メリット＞

・二酸化炭素を排出することがないので地球環境に優しい

「溶解処理」は焼却と違って、二酸化炭素を排出しません。また、処理後の紙をリサイクルできるので地球環境にも優しいです。

リサイクル活動に取り組むことは、企業としてのアピールポイントにもなるでしょう。

 

・クリップやホチキスなど外す手間がなく楽

方式にもよりますが、「溶解処理」の場合はクリップやホチキスを外す必要がありません。基本的にそのまま廃棄できるので、手間がかからないのも魅力です。

 

＜デメリット＞

・業者によって信頼性や安全性に大きく差がある

ただし、「溶解処理」は業者によって信頼性や安全性に大きく差があるため、業者を選ぶ際には注意が必要です。回収時や運搬・輸送時に、機密文書・書類の情報が漏えいしてしまう不安もあるので、業者選びは慎重に行いましょう。

 

※よくあるトラブル※

また、業者に処理を依頼する場合、水で濡れてしまったものは機密文書・書類として受け取ってもらえないので要注意。「回収してもらえると思っていたのに、受け取ってもらえなかった！」というトラブルも意外と多いので、業者に処理を依頼する際には機密文書・書類の状態を事前に確認しておきましょう。

 

4.業者を選ぶ際の注意点

次に、処分業者を選ぶ際の注意点について解説します。

ひとくちに処分業者といっても、セキュリティレベルや輸送・運搬方法などは異なるので、以下の注意点を確認してから依頼するようにしましょう。

 

4-1.認証を取得し、セキュリティレベルが高いか

業者選びの際には、まずは情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格である「ISO27001」などといった情報保護やセキュリティに関する認証を得ているかを確認しましょう。

ただし、セキュリティ認証を取得している業者なら必ずしも安心とは断言できません。

そのため、確実に破棄したことを証明する書類を発行してくれるかも併せて確認を。書類にて確実に破棄したことを確認できればより安心です。

 

4-2.輸送・運搬方法の確認

業者に依頼して機密文書・書類を輸送・運搬してもらう際には、破損や事故にあう可能性も否めません。そのため、輸送・運搬方法についても確認しておきましょう。

例えば、施錠密封した専用ケースなどを使用している業者や、現金輸送車並みのセキュリティを持つ専用車で輸送・運搬している業者なら比較的安心です。

 

4-3.破棄方法・手順の確認

シュレッダー廃棄の際も、溶解処理の際も、業者に依頼する際には実際にどのような方法・手順で処分するのかを確認しておきましょう。

 

5.機密文書・書類を持ち続けることによるデメリット

最後に、機密文書・書類を破棄せず持ち続けることによるデメリットをご紹介します。

機密文書・書類の情報が漏えいしてしまうと、企業や組織は以下のような損失を負います。

 

■法的責任

2005年に全面施行された個人情報保護法では、例え情報の漏えいによって実質的に被害をこうむる個人がいない場合でも、個人情報を正しく取り扱わなかったこと自体が義務違反と判断され、罰則(刑事罰)として「6ヶ月以下の懲役または30万円以下の罰金」が科されます。

 

■金銭的負担

企業が情報を漏えいしてしまった場合には、民事上の損害賠償を請求されることも。例え一人あたりの賠償額が小さかったとしても、漏えいした情報量が多ければ莫大な金額になり、億単位の損害賠償が認められるケースもあります。

 

上記にてデメリットを2つご紹介しましたが、個人情報の漏えい問題で企業にとって一番致命的となるのは、社会的な信用低下です。社会的に信用が低下すると、取引先や顧客からの信用されなくなり、売上の低下だけでなく、事業継続が危うくなる可能性もあります。

社会的な信用低下を防ぐためにも機密文書・書類は必ず溜め込みすぎず、信頼できる業者に依頼するなどして処分しましょう。

 

6.機密文書・書類の処分は、信頼できる業者に依頼しましょう！

ご紹介したように、機密文書・書類を業者に依頼する場合は、業者選びが重要となります。機密文書・書類の処分について困っているという方は、ぜひこの記事を参考にしてみてくださいね。

安心・安全な処理業者を選ぶことによって、社会的な信用低下などのリスクを減らしましょう。

 

ちなみに、弊社リダクションテクノでは機密文書・書類の廃棄も承っています！

定期回収だけでなくスポット回収にも対応しておりますので、機密文書の廃棄でお困りの際は、ぜひ一度お問い合わせください！